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原標題:提高企業(yè)專利管理人員和代理人的溝通效率
企業(yè)專利管理,是企業(yè)專利管理人員在企業(yè)相關部門的配合和支持下,為在企業(yè)貫徹國家專利制度、促進企業(yè)技術進步和創(chuàng)新、促進企業(yè)提高經(jīng)濟效益而對專利事務進行的戰(zhàn)略策劃、規(guī)劃、監(jiān)督、保護、組織、協(xié)調等活動的總稱。企業(yè)專利管理工作是圍繞企業(yè)專利的申請、授權、保護、利用等方面所進行的工作,如專利申請、專利權的許可與轉讓、專利信息收集與利用、專利戰(zhàn)略研究與運用、專利權的保護、專利糾紛的處理等事項。
從內容上看,則涉及專利管理機構的建立與專利管理人員的確定、專利規(guī)章制度建立與完善、專利產(chǎn)權管理、專利信息管理、專利利益分配與獎勵等內容。其中企業(yè)專利事務的管理中一項重要的內容是專利申請,而專利申請中需要與專利代理機構及代理人進行溝通,而如何高效溝通從而加快代理人撰寫速度,實現(xiàn)企業(yè)內部申請稿件快速處理是一個重要問題。
我認為應從以下幾個方面進行溝通:
1、企業(yè)專利管理人員組織代理人對研發(fā)人員進行專利技術交底書撰寫的培訓
專利培訓的對象包括企業(yè)領導者/管理層、中層經(jīng)理、專利知識產(chǎn)權人員、研發(fā)/設計人員、市場營銷人員、其他相關人員以及企業(yè)一般員工。其中,對于研發(fā)人員的培訓是重中之重,因為他們是專利創(chuàng)造的源頭,是公司技術發(fā)展戰(zhàn)略和知識產(chǎn)權戰(zhàn)略的重要執(zhí)行者。代理人在培訓時,應注意以下幾點:
(1)現(xiàn)狀摸底調查
清楚目前公司特別是研發(fā)及專利工作的狀況。比如公司所處的行業(yè)/產(chǎn)業(yè)、所處發(fā)展階段、愿景與目標、技術發(fā)展水平、研發(fā)進展,公司的知識產(chǎn)權戰(zhàn)略與中長期目標、現(xiàn)有水平、制度建設情況、短期工作計劃等,特別是研發(fā)人員目前對專利的認識、對專利信息的利用情況、撰寫技術交底的情況、與專利部門的配合情況等等。這對于如何組織專利培訓、提高專利培訓的針對性和效果等等是非常重要的。
比如說,公司未來三年的目標之一是,在某技術領域取得突破進展,獲得行業(yè)領先競爭優(yōu)勢;專利工作的目標包括打造高質量的專利組合、為創(chuàng)造領先優(yōu)勢保駕護航;而如果目前研發(fā)人員對于為什么要申請專利還缺乏認識,那么培訓就要從提升研發(fā)人員的專利意識著眼;如果專利意識沒有問題,而他們經(jīng)常說寫技術交底很麻煩,不知道到底怎么寫才好,那么技術交底以及專利申請的撰寫就是培訓重點之一。
再比如說,研發(fā)人員經(jīng)常會使用一些專利的概念或知識,但卻使用不當(比如我的產(chǎn)品相比別人的專利有創(chuàng)新,就不侵權,或者我有專利,我的專利產(chǎn)品就不侵別人的權),那么我們就要有針對性的講一講、區(qū)分一下這些概念(比如告訴他們新穎性創(chuàng)造性與是否侵權時兩碼事,有專利也可能侵犯別人的專利權)。
(2)確定培訓內容
對于不同對象,培訓的內容會有差異。一般來說,對于研發(fā)人員的培訓大抵有三個方面的內容(或者說一般研發(fā)人員需要了解的知識和掌握的技能):
一是專利基礎知識的培訓。什么是專利,專利“三性”等待。
二是專利信息利用的培訓,包括專利文獻檢索與分析,可有助于技術交底書撰寫人員了解現(xiàn)有技術,從而重點突出本發(fā)明的創(chuàng)新點。
三是專利技術交底書撰寫的培訓,包括如何發(fā)掘/歸納/提升研發(fā)工作中的發(fā)明點,技術交底是什么/為什么重要,技術交底如何寫,一般包含哪些部分,每部分有什么要求。這里講述技術交底的撰寫,必然要引入專利申請文件撰寫的諸多要求和技巧,包括從無效、訴訟的角度講述,為什么這樣或那樣撰寫和提供這樣那樣的數(shù)據(jù)、材料。
培訓人員需要根據(jù)不同的情況,確定不同的培訓內容、培訓重點(包括內容的深度和廣度),以增強針對性和實效。還是要強調的是,對研發(fā)人員的要求一般不能與對專利人員的要求那么高,要根據(jù)情況,趕最重要、最需要的內容安排,要循序漸進,要考慮這些內容可能并不一定一次培訓活動全部講完、講到位,可以重復的講或從不同角度再講。
(3)培訓計劃的制定與執(zhí)行
培訓計劃說的是每一次培訓活動/培訓項目的計劃或方案,簡單點兒就是事先明確好講什么、講到什么程度和目的、什么時候什么地點講、誰來聽講、誰來講、怎么講等等。注意要充分的與研發(fā)部門協(xié)調好,盡量不要占用他們過多的時間,爭取以最經(jīng)濟的時間取得最大的效果。對于集團公司,還要根據(jù)研發(fā)人員的總體人數(shù)、地域分布、子公司分布等等考慮課時安排(比如還要考慮是集中授課,還是巡回宣講)。
另外,講義的準備和講授方式也都是關鍵的考慮方面。課件PPT的編制最好講求通俗易懂、循序漸進、圖文并茂,多收集典型的案例,除了PPT外,也可以結合視頻等更多活潑的方式。授課形式方面,最好能做到上下互動、交流討論,參與式的課堂效果會好很多。培訓前或培訓中,如果能夠請到公司高層領導到場講話,那么專利培訓將會獲得研發(fā)人員更多的重視。
(4)培訓計劃的制定與執(zhí)行
檢驗培訓的效果,除了看課堂上的氣氛,以及課后填寫反饋評價表外,還可以考慮進行考試/考核。一般來說,可以采用開卷的形式,題型包括客觀題(選擇填空對錯),也包括主觀題(案例分析、操作報告等)。考試的時間,可以放在最后一節(jié)課之后馬上進行,也可以放在課程結束之后一段時間內。考試/考核的成績可以作為年底業(yè)績考核的一部分,也可以僅僅內部掌握。培訓以及考試結束后,要及時總結此次培訓的得失(包括內容的適合性、研發(fā)人員的接受性、授課的形式、組織的細節(jié)等等方方面面的問題),為下一次培訓項目打下更好的基礎。
2、企業(yè)專利管理人員提前對技術交底書進行審查
企業(yè)專利管理人員在接收研發(fā)人員撰寫的技術交底書后,從方案思路和創(chuàng)新性上進行審查之后,再交給代理人,可大大縮短代理人于研發(fā)人員的溝通時間,提高溝通效率。
企業(yè)專利管理人員在具體審查方案,可從以下幾點開展:
(1)清楚描述現(xiàn)有技術及其缺點;
(2)清楚描述發(fā)明采用的技術方案;
(3)清楚描述發(fā)明技術方案的有益效果。
在滿足前面3項基本要求的前提下,一般還需要進一步提供以下3個方面更詳細的信息:
(1)較全面地提供相關實施例;
(2)提供產(chǎn)生有益效果的原因;
(3)提供附圖并詳細描述附圖。
一份高質量的技術交底書,可以提高專利申請文件的撰寫質量,有助于縮短后續(xù)的申請程序,而專利管理人員先對技術交底書進行一遍審查,可大大縮短申請時間。
3、企業(yè)專利管理人員監(jiān)督研發(fā)人員及時與代理人溝通
專利代理人完成申請文件初稿后會發(fā)給研發(fā)審查審查,這時候研發(fā)人員由于各種原因,可能回復較慢,這時候企業(yè)專利管理人員需要隨時監(jiān)督研發(fā)人員盡快回復。
4、企業(yè)專利管理人員提前辦理申請手續(xù)
申請文件在遞交前,還需要辦理委托書等相關手續(xù),企業(yè)管理人員提前辦理這些手續(xù),也可節(jié)約時間。
綜上所述,一份專利的快速申請需要代理人和企業(yè)管理人員共同努力,從而提高申請文件遞交效率,實現(xiàn)企業(yè)和代理機構的共贏。
來源:三友知識產(chǎn)權
作者:郝博
編輯:IPRdaily王穎 校對:IPRdaily縱橫君
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