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IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)

深度
阿耐5年前
IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)

#文章由作者授權(quán)發(fā)布,未經(jīng)作者允許,禁止轉(zhuǎn)載,不代表IPRdaily立場#


來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠咨詢

原標題:IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)


目  錄 


STEP 0:寫在開始

STEP 1:弄清需求

STEP 2:確定基調(diào)


十多年來,作為一名知識產(chǎn)權(quán)顧問,大部分時間要么是在寫報告,要么是在改報告,以至于女兒把當媽的工作概括成三個關(guān)鍵詞:知識產(chǎn)權(quán)、PPT和WORD。當然,筆者也秉著言傳身教的理念,教育閨女一定要學(xué)好語文,避免將來慘遭BOSS吐槽。


去年公司安排內(nèi)訓(xùn)課程,同事們希望講講商務(wù)寫作,筆者爽快地答應(yīng)了。開始準備課件時,才發(fā)現(xiàn)動手寫報告是一回事,比較系統(tǒng)地講授完全是另一回事。在閱讀了多本有關(guān)商務(wù)寫作的書籍后,依然沒有太好的思路。后來在“得到”聽完戴素老師的《有效提升你的職場寫作能力》課程,她的“甲方讀者”邏輯,讓筆者深受啟發(fā),于是找到了切入點——從溝通出發(fā),理解商務(wù)寫作。


寫在開始


商務(wù)寫作的本質(zhì)是什么?


很多人認為,提高商務(wù)寫作能力就是訓(xùn)練筆桿子,實則不然。無法理解溝通對象的需求,再漂亮的“文章”也是枉然。在具備基本寫作能力的前提下(默認上過大學(xué)就算),提升商務(wù)寫作能力,首先需要理解商務(wù)寫作的本質(zhì)。


我們先來看看,寫作的本質(zhì)是什么?


答:溝通。


接下來第二個問題,寫作這種溝通方式,與面談、電話的最大區(qū)別是什么?


答:寫作是單向溝通,面談和電話是雙向溝通。


那么,單向溝通意味著什么?


“單向”意味著:


? 想看就看,不想看就不看;

? 有時間、有興趣就細看,沒時間、沒興趣就粗看;

? 不知道讀者什么時間看,看的場景、心情不確定;

? 缺乏即時反饋,沒有解釋、補充、調(diào)整的機會等。


也就是說,有效的單向溝通不是一件容易的事,其效果受讀者的需求、喜好、精力、心情、背景知識等諸多不確定因素的影響,甚至可能遭遇莫名其妙地“躺槍”。 


既然是單向溝通,第三個問題,商務(wù)寫作主要的溝通對象是誰?


答:“甲方讀者”。


典型的“甲方讀者”都有哪些?以公司為邊界,可以分為外部讀者和內(nèi)部讀者,外部“甲方讀者”包括客戶、相關(guān)政府部門、合作伙伴等;內(nèi)部“甲方讀者”包括單位領(lǐng)導(dǎo)、項目總監(jiān)、項目經(jīng)理等。


“甲方讀者”溝通不暢,往往都沒好果子吃,例如:


? 客戶對項目建議書不滿意,無合作意愿;

? 客戶對成果不滿意,驗收難,后續(xù)合作告吹;

? 合伙人、項目經(jīng)理對工作成果不滿意,不認可專業(yè)能力。


簡單來說,不合格的商務(wù)寫作,不僅會讓專業(yè)形象大打折扣,還常常會喪失后續(xù)溝通的機會,或者即便獲得再次溝通的機會,實現(xiàn)反轉(zhuǎn)的難度也很大。


因此,我們說,商務(wù)寫作的本質(zhì)是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務(wù)寫作,需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”,面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。作為一名知識產(chǎn)權(quán)從業(yè)人員,筆者必須要聲明,這段很精辟的總結(jié)來自戴素老師。


理解了商務(wù)寫作的本質(zhì),我們來看看商務(wù)寫作的步驟。請永遠記住一句話:切勿上來就寫!


01、弄清需求


需求分析至少包括三方面的內(nèi)容:溝通目的分析、閱讀對象分析和使用場景分析。


溝通目的分析:


? 爭取項目合作機會;

? 匯報項目階段性成果;

? 交付咨詢成果;

? 協(xié)助客戶內(nèi)部推動相關(guān)事宜;

? 協(xié)助客戶進行行業(yè)重大事件分析;

? 向項目經(jīng)理/合伙人交付工作輸出等。


閱讀對象分析:


? 給誰看?

? 閱讀對象關(guān)心什么,想看到什么?

? 閱讀對象的背景知識如何?

? 閱讀對象喜歡什么風(fēng)格?

? 閱讀對象準備如何使用這份材料?

? 誰對成果說了算?


使用場景分析:


? 先看后講;

? 只看不講;

? 先講后看;

? 客戶內(nèi)部傳閱;

? 客戶向領(lǐng)導(dǎo)報告;

? 項目經(jīng)理/合伙人整合項目成果等。


商務(wù)寫作前,分析溝通目的和閱讀對象比較容易理解,這里特別說明一下使用場景。從理想的溝通效果出發(fā),同樣的報告事項,不同使用場景,可能需要采用截然不同的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容顆粒度。對于“先看后講”的文檔,既要在“看”時讓讀者掌握基本思路,獲得認可,又要在“講”時還能保持一定的新意;對于“只看不講”的文檔,讀者的閱讀習(xí)慣和背景知識尤為重要,它直接決定了文檔內(nèi)容深度和編寫形式。例如,面向研發(fā)人員的技術(shù)領(lǐng)域/競爭對手專利動態(tài)跟蹤報告,有些客戶要求提供權(quán)利要求的解釋,有些要求附帶專利文獻閱讀指引;有些習(xí)慣傳閱PPT,有些要求采用Excel。


所以,“敲字”之前,準確理解需求是商務(wù)寫作的第一步,它能有效提高文檔滿足“甲方讀者”要求、達成溝通目的的幾率,避免跑偏,甚至推倒重來。


02、確定基調(diào)


在弄清需求之后,第二步要確定寫作的基調(diào)。


基調(diào)是指什么?


答:希望向讀者傳遞的價值。


“向讀者傳遞的價值”聽上去似乎很抽象,舉例來說。


例1


項目建議書的主要基調(diào)是什么?

答:跟我合作吧!


通過項目建議書,需要向潛在客戶傳遞的價值——我們準確把握了需求,方案可心,收費合理,經(jīng)驗豐富,選我沒錯!


例2


項目啟動報告的主要基調(diào)是什么?

答:這計劃可行!


通過項目啟動報告,需要向客戶傳遞的價值——項目目標定位準確,項目計劃合理可行,項目團隊專業(yè)靠譜,管理機制可信可靠,就這么開干吧!


例3


項目階段匯報的主要基調(diào)是什么?

答:按計劃順利進行呢!


通過項目階段匯報,需要向客戶傳遞的價值——項目按計劃進行,已取得階段性成果,項目能夠按計劃完成預(yù)定目標,放心吧!


例4


項目最終匯報的主要基調(diào)是什么?

答:圓滿完成項目目標!


通過項目階段匯報,需要向客戶傳遞的價值——項目目標圓滿完成甚至超預(yù)期完成,合作愉快,下回繼續(xù)合作吧!


在確定基調(diào)后,需要結(jié)合閱讀對象的需求、合同規(guī)定、溝通情況、呈現(xiàn)要求等因素,確定文檔形式。


? PPT:圖文并茂,便于快速掌握要點;

? WORD:更正式,文字內(nèi)容豐富,可充分闡述;

? 其他:EXCEL、視頻、腦圖等。


小結(jié)一下,商務(wù)寫作的前兩個步驟:弄清需求和確定基調(diào),記下第一條寫作規(guī)則:


Rule 1:先想后寫。


03、設(shè)定結(jié)構(gòu)


講述第三個步驟前,我們先來看兩個例子,這兩個例子都來自《金字塔原理》一書。


例1:請大家用2秒鐘閱讀下面的物品名稱,然后閉眼,看看還能回想起幾個。

牛奶、蘋果、雞蛋、土豆、酸奶、胡蘿卜、葡萄、黃油、橘子


例2:老友間的通信


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)


第一封信寫到:


親愛的雪莉:


咱倆是多年老朋友了…… 但大約一個月前你說了些令我難受的話……兩星期前,你又沒來參加我辦的宴會,后來……


讀到這里,如果我是雪莉,能感受到老朋友對自己不滿,但什么原因?qū)е掠颜x小船的翻了,好像也不清楚。


而第二封信,開篇旗幟鮮明地表達了“我恨你,原因如下”,相信讀信的雪莉多半一哆嗦,然后緊張地繼續(xù)往下看,到底什么原因把老友得罪了。


回到第一個例子,如果不能全記住,不用懷疑自己老了,腦子不好用,回到20年前,多半還是記不全,因為這是大腦處理信息的特征決定的。我們的大腦一次最多記憶7個思想,因此,需要將過多的思想分類和分組,在類別或組別間建立邏輯關(guān)系,這樣大腦記憶的思想就會變多,印象也會更深。同樣是第1個例子,如果我們把這些物品進行下述分類,是不是容易記了許多。


蛋奶品:牛奶、雞蛋、酸奶、黃油

水果:蘋果、葡萄、橘子

蔬菜:土豆、胡蘿卜


正因為大腦處理信息的特點,文檔結(jié)構(gòu)的重要性不言而喻。在講述思維邏輯和寫作結(jié)構(gòu)方面,最經(jīng)典的當屬麥肯錫的咨詢顧問芭芭拉·明托所提出的金字塔結(jié)構(gòu),其中,自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)最容易上手,使用頻率也很高。


IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)(上)


從上圖,我們可以看到最常用的三種子結(jié)構(gòu):


子結(jié)構(gòu)一:主題與子主題之間的縱向關(guān)系;

子結(jié)構(gòu)二:子主題之間的橫向關(guān)系;

子結(jié)構(gòu)三:序言的講故事結(jié)構(gòu)。

具體的三類子結(jié)構(gòu)在此不再贅述,請參閱《金字塔原理》一書。



來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:張艷 科慧遠咨詢

編輯:IPRdaily王穎          校對:IPRdaily縱橫君


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本文來IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)并經(jīng)IPRdaily.cn中文網(wǎng)編輯。轉(zhuǎn)載此文章須經(jīng)權(quán)利人同意,并附上出處與作者信息。文章不代表IPRdaily.cn立場,如若轉(zhuǎn)載,請注明出處:“http://m.globalwellnesspartner.com/”

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