企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（五）｜關(guān)于公司法務(wù)管理的一些思考

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作者：陳易華

原標(biāo)題：關(guān)于公司法務(wù)管理的一些思考

法務(wù)是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，然后提出問(wèn)題、接著解決問(wèn)題、最后再建立制度的過(guò)程。在第一階段即“近期法務(wù)管理目標(biāo)”階段要把在這一實(shí)際解決問(wèn)題的過(guò)程中的相應(yīng)的小的制度建立起來(lái)，小的制度多了集合起來(lái)就是規(guī)范的全面的法務(wù)的管理制度；針對(duì)該癥結(jié)給出相應(yīng)的解決方案，然后建立針對(duì)該問(wèn)題或系列問(wèn)題的一套管理和解決制度。

法務(wù)部總的職責(zé)可以簡(jiǎn)單的概括為：公司法律風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防和控制；預(yù)防和控制，一個(gè)是事前的處理，一個(gè)是事后的處理，涵蓋了法務(wù)應(yīng)該做的工作：合同管理---預(yù)防，案件處理管理---控制，預(yù)防和控制的關(guān)系。

一個(gè)公司在事前預(yù)防的投入與事后救濟(jì)的投入是成反比的：事前預(yù)防投入的成本大，事后救濟(jì)的成本就?。皇虑邦A(yù)防投入的成本小，事后救濟(jì)的成本就大，并且取得的效果還不會(huì)太好。所以，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前預(yù)防。

進(jìn)入到一個(gè)新的公司，對(duì)一個(gè)公司的法務(wù)管理可以分為三個(gè)階段，包括：

一、近期法務(wù)管理目標(biāo)：解決公司歷史遺留的法務(wù)問(wèn)題和/或當(dāng)前存在的法務(wù)問(wèn)題。

二、中期法務(wù)管理目標(biāo)：合同管理制度的制定和實(shí)施。

三、法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的建立。

一、近期法務(wù)管理目標(biāo)：快速閱讀公司法務(wù)這一塊工作的材料，可以快速的了解到法務(wù)部門(mén)曾經(jīng)處理過(guò)的法務(wù)工作和當(dāng)前正在處理的法務(wù)工作，公司對(duì)法務(wù)這一塊工作的期望和指示，解決公司歷史遺留的法務(wù)問(wèn)題和/或當(dāng)前存在的法務(wù)問(wèn)題。

1、歷史遺留的法務(wù)問(wèn)題，包括：已經(jīng)起訴的法務(wù)案件和未起訴的法務(wù)案件等；從過(guò)往的訴訟案件中可以發(fā)現(xiàn)公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中都存在哪些漏洞，包括：

A、如合同履行過(guò)程中文件蓋章的不規(guī)范、往來(lái)文件簽發(fā)的不規(guī)范、合同往來(lái)資料檔案管理管理的不完善、對(duì)對(duì)方違約證據(jù)如未能按時(shí)交貨、交貨的產(chǎn)品不符合質(zhì)量要求等材料的保留不力等，導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)就是較大可能的不能勝訴；

有針對(duì)性的給出改善措施，包括：

合同履行中向?qū)Ψ胶灠l(fā)的重要文書(shū)或函件如合同履行的催告或通知等，應(yīng)要求對(duì)方簽收蓋章確認(rèn)或采用郵政EMS寄發(fā)，并保存好簽收材料或郵寄回執(zhí)，必要時(shí)應(yīng)采用公證方式保全證據(jù)；

同時(shí)建立合同形式制度、合同履行處理制度（合同履行監(jiān)督檢查制度）、合同存檔制度，合同履行處理制度中包括對(duì)合同臺(tái)帳的管理（合同臺(tái)帳的目的就是事中控制）包括合同類別、合同主體、合同標(biāo)的、供貨時(shí)間、付款方式、付款日期等；合同的存檔制度包括法律檔案的管理，法務(wù)檔案不僅包括合同副本、還包括訴訟文件、材料、以及非訴文件；

B、如在訴訟中，沒(méi)有足夠的證據(jù)證明對(duì)方欠款的事實(shí)，最直接的證據(jù)是欠條或者對(duì)賬單，其次是發(fā)貨材料證據(jù)，可現(xiàn)實(shí)的情況是：對(duì)賬單沒(méi)有、欠條沒(méi)有、發(fā)貨證據(jù)也不規(guī)范；而且對(duì)方還沒(méi)有還款能力，這樣就導(dǎo)致了后續(xù)的法律風(fēng)險(xiǎn)：訴訟存在不能勝訴和不能執(zhí)行的障礙；

有針對(duì)性的給出改善措施，包括：款到發(fā)貨，逐漸減少賒銷；建立和落實(shí)對(duì)賬制度；完善交貨手續(xù)；合作前對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立資信調(diào)查制度；等等。

2、當(dāng)前存在的法務(wù)問(wèn)題，包括：公司容易引發(fā)法律事件的習(xí)慣和規(guī)定、公司在高法律風(fēng)險(xiǎn)的事務(wù)中是否有法務(wù)措施，包括：

A、如從會(huì)簽過(guò)的合同中，可以發(fā)現(xiàn)不同種類合同所存在的問(wèn)題，如合同審查流程太隨意、合同審批會(huì)簽流程不規(guī)范等；

有針對(duì)性的給出改善措施，包括：

建立合同審查審批制度（合同審查會(huì)簽制度），包括合同進(jìn)行會(huì)簽時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)全程跟蹤合同，負(fù)責(zé)合同的全程審批會(huì)簽和蓋章各個(gè)會(huì)簽部門(mén)在進(jìn)行合同審核時(shí)，如有修改的，一般可以在原文本上修改，但應(yīng)在修改處標(biāo)明修改人的名字，這樣各部門(mén)的修改不至重復(fù)混亂，也可以讓最后經(jīng)辦部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌一下修改意見(jiàn)并決定是否采納；

建立標(biāo)準(zhǔn)合同制度（格式合同制度），包括：

經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)合同的業(yè)務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)公司尚未制訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，可向公司法務(wù)部提出申請(qǐng)，由公司法務(wù)部對(duì)合同文本的通用性、使用頻率等因素評(píng)估后，確定是否制訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本；法務(wù)部也可以主動(dòng)推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的制定；除特殊情況外，凡是能適用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽署相關(guān)合同的，應(yīng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本；

凡是使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽署相關(guān)合同的，法務(wù)部門(mén)不再對(duì)相關(guān)合同進(jìn)行法律評(píng)審，公司業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)公司使用公司非標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽署相關(guān)合同的，仍按公司合同審查審批制度及流程進(jìn)行合同評(píng)審。

B、如在合同評(píng)審過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)的評(píng)審是其中一個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門(mén)貫穿整個(gè)合同評(píng)審過(guò)程，業(yè)務(wù)部門(mén)由于合同評(píng)審過(guò)程的疏忽大意也會(huì)帶來(lái)問(wèn)題，如成本控制部門(mén)在一次的合同評(píng)審中給出的評(píng)審意見(jiàn)是“請(qǐng)附上具體產(chǎn)品及相應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格清單”，業(yè)務(wù)部門(mén)以為只需要在合同中附上具體的產(chǎn)品及相應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格清單就可以了，故合同審查審批流程繼續(xù)朝下走，一切都好像很順其自然，其他關(guān)聯(lián)部門(mén)看了一下會(huì)簽意見(jiàn)，認(rèn)為業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)落實(shí)了，走完所有合同評(píng)審流程簽批蓋章，而實(shí)際上成本控制部門(mén)的會(huì)簽并未完成，業(yè)務(wù)部門(mén)需要將具體產(chǎn)品及相應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格清單附上后再送到成本控制部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，但可惜的是業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有走這道程序，法務(wù)部門(mén)也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，事后成本控制部門(mén)發(fā)現(xiàn)本合同中給出的產(chǎn)品價(jià)格不合同價(jià)格高了，但是合同審查審批已經(jīng)走完了，已經(jīng)無(wú)法挽回，給公司造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失；

有針對(duì)性的給出改善措施，包括：

建議改善原有的合同審查審批制度（合同審查會(huì)簽制度），在合同審查審批制度中增加對(duì)合同評(píng)審用語(yǔ)的規(guī)范化內(nèi)容和增加對(duì)合同評(píng)審流程進(jìn)行復(fù)核（包括第二次評(píng)審，確認(rèn)是否已經(jīng)落實(shí)第一次評(píng)審的意見(jiàn)；第N次評(píng)審，確認(rèn)是否已經(jīng)落實(shí)前次評(píng)審的意見(jiàn)）的內(nèi)容，如合同評(píng)審用語(yǔ)的規(guī)范化內(nèi)容要求對(duì)所給出評(píng)審意見(jiàn)包括時(shí)間（什么時(shí)間給出的評(píng)審意見(jiàn)、評(píng)審意見(jiàn)中需要在什么時(shí)間對(duì)合同中內(nèi)容進(jìn)行完善和落實(shí)）、地點(diǎn)、人物（誰(shuí)給出的評(píng)審意見(jiàn)、評(píng)審意見(jiàn)中需要誰(shuí)來(lái)對(duì)合同中的內(nèi)容進(jìn)行完善和落實(shí)）、目的（給出評(píng)審意見(jiàn)的作用是什么，是用來(lái)完善什么或確認(rèn)什么），成本控制部門(mén)給出的規(guī)范化的評(píng)審意見(jiàn)可以是“請(qǐng)XXX業(yè)務(wù)部門(mén)張某某于2016年X月X日早上10點(diǎn)前附上XXX產(chǎn)品及相應(yīng)的價(jià)格清單（這個(gè)就是第一次評(píng)審意見(jiàn)），并送加我部門(mén)李某某對(duì)該XXX產(chǎn)品及價(jià)格進(jìn)行評(píng)審，以確認(rèn)XXX產(chǎn)品及相應(yīng)價(jià)格是否合理”，業(yè)務(wù)部門(mén)遵照成本控制部門(mén)的評(píng)審意見(jiàn)給出了XXX產(chǎn)品及相應(yīng)的價(jià)格清單并給到成本控制部門(mén)李某某進(jìn)行成本核算以確認(rèn)價(jià)格是否合理，價(jià)格確認(rèn)合理后，成本控制部門(mén)可以給出第二次審批意見(jiàn)“于2016年X月X日某時(shí)收到XXX業(yè)務(wù)部門(mén)的產(chǎn)品及相應(yīng)的價(jià)格清單，經(jīng)我們確認(rèn)，該XXX產(chǎn)品相應(yīng)價(jià)格是合理的”，其他部門(mén)的合同評(píng)審用語(yǔ)包括第一次評(píng)審意見(jiàn)、第二次評(píng)審意見(jiàn)、第N次評(píng)審意見(jiàn)都以此上述評(píng)審意見(jiàn)內(nèi)容為范本以此類推，這樣合同評(píng)審用語(yǔ)就規(guī)范了同時(shí)因?yàn)榫邆浜贤瑥?fù)核流程這樣也避免了信息不對(duì)等、疏忽大意等原因所帶來(lái)的不必要的損失。

法務(wù)是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，然后提出問(wèn)題、接著解決問(wèn)題、最后再建立制度的過(guò)程，在第一階段即“近期法務(wù)管理目標(biāo)”階段要把在這一實(shí)際解決問(wèn)題的過(guò)程中的相應(yīng)的小的制度建立起來(lái)，小的制度多了集合起來(lái)就是規(guī)范的全面的法務(wù)的管理制度；剛開(kāi)始的時(shí)候雖然法務(wù)工作相對(duì)被動(dòng)一些，但被動(dòng)中要開(kāi)始嘗試主動(dòng)，比如說(shuō)一個(gè)問(wèn)題經(jīng)常性的發(fā)生，那就應(yīng)該提出這個(gè)問(wèn)題并找出這個(gè)問(wèn)題的癥結(jié)，針對(duì)該癥結(jié)給出相應(yīng)的解決方案，然后建立針對(duì)該問(wèn)題或系列問(wèn)題的一套管理和解決制度。

二、中期法務(wù)管理目標(biāo)：合同管理制度的制定和實(shí)施；合同管理是將法律融入業(yè)務(wù)的全過(guò)程，對(duì)公司業(yè)務(wù)從始至終進(jìn)行法律監(jiān)控，化解其中的風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)公司法務(wù)工作建立的標(biāo)志是合同管理制度的制定和實(shí)施。

什么是合同？合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。

什么是合同審查？合同審查就是按照法律法規(guī)以及當(dāng)事人的約定對(duì)合同的內(nèi)容、格式進(jìn)行審核；要審查合同如何成立或者是否成立，如何生效，或者是否生效，有無(wú)效力待定或者無(wú)效的情形，合同權(quán)利義務(wù)如何終止或者是否終止，相應(yīng)的合同約定或者條款會(huì)產(chǎn)生什么樣的法律后果呢，會(huì)產(chǎn)生什么樣的民事法律關(guān)系，什么樣的行政法律關(guān)系，什么樣的刑事法律關(guān)系。

合同欺詐、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同約定不明確、合同履行跟蹤缺失等等，都是因?yàn)楹贤脑?，?dǎo)致的企業(yè)損失或者隱形損失，不真正了解公司業(yè)務(wù)，不清楚業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生點(diǎn)，你的合同審查就做不到位。權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任這些只是概念，除了要滿足合同法等規(guī)定之外，更多地是要符合業(yè)務(wù)特點(diǎn)，從業(yè)務(wù)特點(diǎn)出發(fā)，找尋實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，怎么樣才能把合同審查做到位？

把合同審查做到位的解決措施，包括：合同來(lái)了，首先需要與該合同所涉及業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)人員進(jìn)行溝通，了解該合同的背景，基于什么原因要簽定本合同，本合同要在什么時(shí)間什么地點(diǎn)通過(guò)什么合作形式解決什么問(wèn)題？大致了解合同是怎么回事后，就可以通讀合同中的內(nèi)容了，看合同中內(nèi)容是否涵蓋前述時(shí)間、地點(diǎn)、合作形式、問(wèn)題是否能得到解決等內(nèi)容，有了這些內(nèi)容后，那本合同就是一個(gè)基本符合權(quán)利、義務(wù)的合同；但是這些是不夠的，合同審查的最終目的是避免可能的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有在合同中約定，你的權(quán)利和義務(wù)其實(shí)就是你的風(fēng)險(xiǎn)隱患產(chǎn)生點(diǎn)，你有沒(méi)有享受到相應(yīng)的權(quán)利和盡到相應(yīng)的義務(wù)，根據(jù)這些權(quán)利和義務(wù)的要求這些點(diǎn)，去按照合同的履行（權(quán)利和義務(wù)的實(shí)現(xiàn)）從輕微到慢慢嚴(yán)重去設(shè)定每一種風(fēng)險(xiǎn)的可能，還要想到極端的情況，法務(wù)就像醫(yī)生給病人治病一樣就是要考慮到最壞的可能，作最壞的打算，在最壞的情況下，合同的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)該如何來(lái)約定和履行；如果根據(jù)合同的背景和環(huán)境判斷最壞風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)在幾率為零，如果沒(méi)有這個(gè)最壞情況的權(quán)利和義務(wù)也是可以的，如果出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的幾率不為零，則需要考慮在合同中如何填加這部分內(nèi)容、在何處填加該部分內(nèi)容；對(duì)合同審查的過(guò)程，是法務(wù)人員積累對(duì)公司各種業(yè)務(wù)合同的理解和運(yùn)用，并對(duì)公司業(yè)務(wù)逐步熟悉的過(guò)程，對(duì)公司某一項(xiàng)業(yè)務(wù)不清楚的時(shí)候，要謙虛的請(qǐng)教業(yè)務(wù)部門(mén)的相應(yīng)人員，不要想當(dāng)然的認(rèn)為合同中的條款應(yīng)該這樣應(yīng)該那樣。

一個(gè)合同的發(fā)生是從業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)始的，業(yè)務(wù)部門(mén)有對(duì)外合作的需要就產(chǎn)生對(duì)外合作的需求，合作的基本形式就是簽訂合同約定相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)，本人覺(jué)得可以由業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員來(lái)把合同的第一道關(guān)，即建立《合同內(nèi)容形式審查制度》，合同的內(nèi)容包括合同權(quán)利和合同義務(wù)，合同的形式包括當(dāng)事人合意的表現(xiàn)形式，該《合同內(nèi)容形式審查制度》對(duì)合同的形式和合同的內(nèi)容作出規(guī)范的制度要求，要求業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)人員提供給到的法務(wù)部門(mén)的合同里的條款、權(quán)利、義務(wù)要至少滿足該制度要求，包括：1、合同的形式條款；2、合同權(quán)利與合同義務(wù)。

1、合同的形式條款要求，包括：

A、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所：

當(dāng)事人是合同權(quán)利和合同義務(wù)的承受者，沒(méi)有當(dāng)事人，合同權(quán)利義務(wù)就失去存在的意義，給付和受領(lǐng)給付也無(wú)從談起；

B、標(biāo)的：

標(biāo)的條款必須清楚地寫(xiě)明標(biāo)的名稱，以使標(biāo)的特定化，能夠界定權(quán)利義務(wù)的量；

C、質(zhì)量和數(shù)量：

標(biāo)的質(zhì)量需訂得詳細(xì)具體，如標(biāo)的技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量要求、規(guī)格等都要明確；

標(biāo)的數(shù)量要確切，要選擇雙方共同接受的計(jì)量單位，要確定雙方認(rèn)可的計(jì)量方法，要應(yīng)允許規(guī)定合理的磅差或尾差；

D、價(jià)款或酬金

價(jià)款是取得標(biāo)的物所支付的代價(jià)；

酬金是獲得服務(wù)所應(yīng)支付的代價(jià)；

價(jià)款，包括標(biāo)的物本身的價(jià)款，還包括供貨過(guò)程中的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保管費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)等一系列額外費(fèi)用，它們由哪一方支付，需在價(jià)款條款中寫(xiě)明；

E、履行的期限

履行期限直接關(guān)系到合同義務(wù)完成的時(shí)間，涉及到當(dāng)事人的期限利益，也是確定違約與否的因素之一；

履行期限可以規(guī)定為即時(shí)履行，也可以規(guī)定為定時(shí)履行，還可以規(guī)定為在一定期限內(nèi)履行，如果是分期履行，還應(yīng)寫(xiě)明每期的準(zhǔn)確時(shí)間；

履行期限若能通過(guò)有關(guān)規(guī)則及方式推定出來(lái)，則合同欠缺它，也不影響成立；

F、履行地點(diǎn)和方式

G、違約責(zé)任

H、解決爭(zhēng)議的方法

包括解決爭(zhēng)議運(yùn)用什么程序、適用何種法律、選擇哪家檢驗(yàn)或鑒定機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。

2、合同權(quán)利與合同義務(wù)，包括：

A、合同的權(quán)利

B、合同的義務(wù)

C、合同關(guān)系的有機(jī)體性與程序性

合同權(quán)利和合同義務(wù)的選擇權(quán)、解除權(quán)和追認(rèn)權(quán)等。

因無(wú)權(quán)代理或限制行為能力訂立的合同為效力待定的合同的風(fēng)險(xiǎn)和因?qū)Ψ疆?dāng)事人履約能力等風(fēng)險(xiǎn)的存在，法務(wù)部門(mén)首先需要對(duì)合同相對(duì)方的資信進(jìn)行調(diào)查，以避免合同主體如前所述的風(fēng)險(xiǎn)，就有必要建立《資信調(diào)查制度》并建立相應(yīng)的資信調(diào)查數(shù)據(jù)庫(kù)并定期更新資信數(shù)據(jù)，該《資信調(diào)查制度》的內(nèi)容包括：

1、對(duì)方公司的品質(zhì)、能力、資本、抵押和條件；

2、對(duì)方公司與企業(yè)往來(lái)的歷史記錄；

3、對(duì)方公司的規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展前景、自身的信譽(yù)、融資能力、償債能力等。

在完成對(duì)合同相對(duì)方的資信調(diào)查后，就需要對(duì)合同進(jìn)行審查和審批，審查內(nèi)容我們?cè)谏鲜鰞?nèi)容中已經(jīng)闡述，那審批流程怎么走呢？那么就有必要建立《合同審查審批制度》，《合同審查審批制度》中審批的內(nèi)容，包括：一般公司通用的審批制度內(nèi)容外，建議增加對(duì)合同評(píng)審用語(yǔ)的規(guī)范化內(nèi)容和增加對(duì)合同評(píng)審流程進(jìn)行復(fù)核，該增加部分內(nèi)容請(qǐng)參見(jiàn)前述內(nèi)容，這樣合同評(píng)審用語(yǔ)就規(guī)范了同時(shí)因?yàn)榫邆浜贤瑥?fù)核流程這樣也避免了信息不對(duì)等、疏忽大意等原因所帶來(lái)的不必要的損失。

不要以為合同簽定后法務(wù)部門(mén)的工作就結(jié)束了，合同履行過(guò)程所涉及的法務(wù)問(wèn)題也不少，仍然要對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，如在訴訟中，沒(méi)有足夠的證據(jù)證明對(duì)方欠款的事實(shí)，最直接的證據(jù)是欠條或者對(duì)賬單，其次是發(fā)貨材料證據(jù)，可現(xiàn)實(shí)的情況是：對(duì)賬單沒(méi)有、欠條沒(méi)有、發(fā)貨證據(jù)也不規(guī)范，這樣就導(dǎo)致了后續(xù)的法律風(fēng)險(xiǎn)：訴訟存在不能勝訴的可能，所以要建立合同履行的預(yù)警機(jī)制，建立《合同履行處理制度》和《合同存檔制度》，避免因?yàn)檫`約而引發(fā)的不必要的訴訟，包括：

1、法務(wù)部門(mén)應(yīng)監(jiān)督業(yè)務(wù)部門(mén)按合同的約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促合同對(duì)方及時(shí)履行其義務(wù)，對(duì)合同履行中發(fā)生的情況應(yīng)建立合同履行情況的臺(tái)帳，包括：合同類別、合同主體、合同標(biāo)的、供貨時(shí)間、付款方式、付款日期等；

2、法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行過(guò)程中的書(shū)面簽證、往來(lái)函件、文書(shū)等材料進(jìn)行整理、妥善保管原件和配合電子掃描件的保管，以備在產(chǎn)生爭(zhēng)議或訴訟時(shí)做為證據(jù)使用；

3、業(yè)務(wù)部門(mén)向?qū)Ψ絾挝唤桓稑?biāo)的物、款項(xiàng)、資料或發(fā)票時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅∈諚l或簽收憑證；

4、向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出通知時(shí)，應(yīng)采取書(shū)面形式并由專人送達(dá)或快遞郵寄，并由對(duì)方在通知（或回執(zhí)）上蓋章或?qū)Ψ绞跈?quán)代表在通知（或回執(zhí)）上簽名，并由業(yè)務(wù)部門(mén)收回并交到法務(wù)部門(mén)存檔；

5、對(duì)合同履行過(guò)程中對(duì)方的違約情況，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，通過(guò)取證按照合同約定及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鲞`約及要求補(bǔ)救或索賠的報(bào)告；

6、當(dāng)公司接到對(duì)方的違約或索賠報(bào)告后，法務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)處理、解釋或提出反索賠，業(yè)務(wù)部門(mén)不得未經(jīng)法務(wù)部門(mén)的確認(rèn)在對(duì)方出具的違約或索賠報(bào)告、對(duì)帳單等確認(rèn)類文書(shū)上簽字蓋章；

7、在合同履行的過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行合同，并及時(shí)書(shū)面上報(bào)相關(guān)管理人員處理：

A、對(duì)方經(jīng)營(yíng)狀況較惡化；

B、對(duì)方轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；

C、對(duì)方喪失商業(yè)信譽(yù)；

D、對(duì)方有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；

8、在對(duì)方發(fā)生合并、分立、改制、股權(quán)轉(zhuǎn)讓或其他重大事項(xiàng)以及對(duì)方的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳并確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；

9、履行合同約定的向公司付款義務(wù)的實(shí)際付款方如果不是合同簽約對(duì)方，必須要求實(shí)際付款方向公司出具代付款說(shuō)明，要求合同簽約方向我方出具委托付款說(shuō)明；

10、合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議或糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門(mén)匯報(bào)，必要時(shí)組織外部律師進(jìn)行研究、討論，并應(yīng)及時(shí)提起訴訟或仲裁，以免超過(guò)訴訟或仲裁時(shí)效。

關(guān)于合同管理制度的制定，還建議建立《標(biāo)準(zhǔn)合同制度》，包括：

合同管理的目的與法務(wù)工作的目的一脈相承的，都是控制企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，其中的預(yù)防更是合同管理的重點(diǎn)；企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)在合同中的體現(xiàn)可能都認(rèn)識(shí)的比較清楚，如合同欺詐、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同約定不明確、合同履行跟蹤缺失等等，都是因?yàn)楹贤脑颍瑢?dǎo)致的企業(yè)損失或者隱形損失的出現(xiàn)。那么合同管理就是為了解決這些問(wèn)題而開(kāi)展的，那怎么開(kāi)展呢，本人認(rèn)為可以通過(guò)建立上述的《合同內(nèi)容形式審查制度》、《資信調(diào)查制度》、《合同審查審批制度》、《合同履行處理制度》、《合同存檔制度》和《標(biāo)準(zhǔn)合同制度》等制度來(lái)控制當(dāng)前存在的法律風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防未來(lái)要發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)；所有的合同管理制度都必須符合公司的業(yè)務(wù)實(shí)際，都必須建立在業(yè)務(wù)部門(mén)配合的基礎(chǔ)上，要從幫忙業(yè)務(wù)部門(mén)的角度去考慮合同管理制度，使合同管理制度既能避免風(fēng)險(xiǎn)，又不給業(yè)務(wù)部門(mén)添加麻煩，任何過(guò)度影響業(yè)務(wù)的合同管理制度都不是好的制度，適用于業(yè)務(wù)的才是最好的合同管理制度。

三、法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的建立：企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)包括基于法律規(guī)定、監(jiān)管要求或合同約定，由于企業(yè)外部環(huán)境及其變化，或企業(yè)及其關(guān)聯(lián)體的作為或不作為，而對(duì)企業(yè)目標(biāo)所產(chǎn)生的影響；企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)包括企業(yè)承擔(dān)法律上的不利后果的可能性。

公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系，包括：

1S、公司治理結(jié)構(gòu)；

2S、公司合同風(fēng)險(xiǎn)防范體系；

3S、公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系；

4S、公司人力資源風(fēng)險(xiǎn)防范體系；

5S、公司重大重組項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范體系；

6S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制；

7S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)救濟(jì)機(jī)制；

8S、公司法律培訓(xùn)體系；

9S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)年度評(píng)估報(bào)告。

其中，1S、公司治理結(jié)構(gòu)，包括：

A、因公司股權(quán)變動(dòng)不規(guī)范引起的風(fēng)險(xiǎn)；

B、因股東會(huì)的召集召開(kāi)程序不合法引起的風(fēng)險(xiǎn)；

C、因董事會(huì)運(yùn)作不規(guī)范引起的風(fēng)險(xiǎn)；

D、引公司章程不規(guī)范引起的風(fēng)險(xiǎn)；

E、因管理層權(quán)限行使不當(dāng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

F、因公章印鑒管理不當(dāng)引起的風(fēng)險(xiǎn)

其中，2S、公司合同風(fēng)險(xiǎn)防范體系，包括：

A、因合同主體不適格產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

B、因代理權(quán)不明產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

C、因合同內(nèi)容及條款不清晰產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

D、因合同效力產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

E、因爭(zhēng)議管轄產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

F、因合同履行產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

G、因證據(jù)保管產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

其中，3S、公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系，包括：

A、促進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)出的制度；

B、員工發(fā)明創(chuàng)造權(quán)屬的確定與分享；

C、技術(shù)成果申報(bào)制度；

D、知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)、維持、放棄的評(píng)估和確定體系；

E、專利、商標(biāo)、商業(yè)秘密的管理體系；

F、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的監(jiān)督及預(yù)警機(jī)制。

其中，4S、公司人力資源風(fēng)險(xiǎn)防范體系，包括：

A、人事招聘風(fēng)險(xiǎn)；

B、公司裁減人員方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

C、公司股權(quán)激勵(lì)方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

D、公司薪酬體系方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

E、員工商業(yè)秘密保護(hù)方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

F、勞務(wù)派遣方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

G、公司改制、并購(gòu)、重組中的勞動(dòng)人事管理方案設(shè)計(jì)與實(shí)施；

H、實(shí)施重大項(xiàng)目人力資源狀況背景調(diào)查。

其中，5S、公司重大重組項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范體系，包括：

A、因盡職調(diào)查不徹底產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

B、因違反產(chǎn)業(yè)政策產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

C、因重組或投資程序不合法產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

D、因違反國(guó)有資產(chǎn)管理產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

E、因投資不實(shí)或資金不到位產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

F、股東財(cái)產(chǎn)與公司財(cái)產(chǎn)混同產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

G、因歷史遺留問(wèn)題處理不當(dāng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

H、因?qū)徟虮O(jiān)管不當(dāng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；

其中，6S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，包括：

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、預(yù)警提示、動(dòng)態(tài)反饋。

其中，7S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)救濟(jì)機(jī)制，包括：

A、對(duì)方違約的合同救濟(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)，包括：

A1、抗辯權(quán)的行使及法律風(fēng)險(xiǎn)；

A2、保全措施及法律風(fēng)險(xiǎn)；

B、己方違約的合同救濟(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)，包括：

B1、為對(duì)方提供違約證據(jù)的法律風(fēng)險(xiǎn)；

B2、不當(dāng)成就解除條件的法律風(fēng)險(xiǎn)；

B3、違約責(zé)任約定不對(duì)稱的法律風(fēng)險(xiǎn)；

C、不可抗力的合同救濟(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)，包括：

C1、通知義務(wù)及法律風(fēng)險(xiǎn)；

C2、減損措施及法律風(fēng)險(xiǎn)；

D、合同解除的合同救濟(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)，包括：

D1、長(zhǎng)效合同缺乏解除條件約定；

D2、合同解除通知義務(wù)履行不當(dāng)；

D3、合同解除后續(xù)事項(xiàng)約定不明。

其中，8S、公司法律培訓(xùn)體系，包括：

A、合同風(fēng)險(xiǎn)實(shí)務(wù)培訓(xùn)；

B、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)實(shí)務(wù)培訓(xùn)；

C、人力資源風(fēng)險(xiǎn)實(shí)務(wù)培訓(xùn)；

D、法律糾紛實(shí)務(wù)培訓(xùn)。

其中，9S、公司法律風(fēng)險(xiǎn)年度評(píng)估報(bào)告，包括：

A、日常運(yùn)營(yíng)法律風(fēng)險(xiǎn)年度報(bào)告；

B、業(yè)務(wù)合同法律風(fēng)險(xiǎn)年度報(bào)告；

C、人力資源法律風(fēng)險(xiǎn)年度報(bào)告；

D、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律風(fēng)險(xiǎn)年度報(bào)告；

E、其他方面法律風(fēng)險(xiǎn)年度報(bào)告。

關(guān)于法律風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程，包括下圖所示：

企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（五）｜關(guān)于公司法務(wù)管理的一些思考

關(guān)于法務(wù)部門(mén)的職能架構(gòu)，如果每個(gè)專業(yè)模塊都是部門(mén)的話，可以設(shè)置法律事務(wù)中心，下轄：

法律事務(wù)部（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的1S、5S、6S、7S、9S職能項(xiàng)）；

合同管理部（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的2S、4S職能項(xiàng)）；

知識(shí)產(chǎn)權(quán)部（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的3S職能項(xiàng)）；

訴訟部（如果訴訟業(yè)務(wù)較多的情況下，可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的7S職能項(xiàng)）；

關(guān)于9項(xiàng)職能中的8S職能項(xiàng)即公司法律培訓(xùn)是每個(gè)部門(mén)都要做的，可以由法律事務(wù)部來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

關(guān)于法務(wù)部門(mén)的職能架構(gòu)，如果每個(gè)專業(yè)模塊都是組的話，可以設(shè)置法務(wù)部，下轄：

法律事務(wù)組（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的1S、5S、6S、7S、9S職能項(xiàng)）；

合同管理組（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的2S、4S職能項(xiàng)）；

知識(shí)產(chǎn)權(quán)組（可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的3S職能項(xiàng)）；

訴訟組（如果訴訟業(yè)務(wù)較多的情況下，可以承擔(dān)上述9項(xiàng)職能中的7S職能項(xiàng)）；

關(guān)于9項(xiàng)職能中的8S職能項(xiàng)即公司法律培訓(xùn)是每個(gè)組都要做的，可以由法律事務(wù)組來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

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企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（三）｜從0到N搭建知識(shí)產(chǎn)權(quán)培訓(xùn)體系

企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（四）｜從0到N搭建品牌商標(biāo)體系

來(lái)源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：陳易華

編輯：IPRdaily王穎校對(duì)：IPRdaily縱橫君

注：原文鏈接：企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（五）｜關(guān)于公司法務(wù)管理的一些思考（點(diǎn)擊標(biāo)題查看原文）

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企業(yè)IPR管理經(jīng)驗(yàn)（五）｜關(guān)于公司法務(wù)管理的一些思考

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